Il Controllo dei Costi: perché è così importante in Azienda?

 di Luciano Giambartolomei

Oggi vi propongo una delle cause interne che portano un’azienda fuori controllo economico.

Il controllo dei costi è una delle funzioni più importanti nell’ambito della gestione dell’impresa ed è anche una delle funzioni meno presenti, considerando i vantaggi che porta a chi lo utilizza. Infatti, avere un sistema di controllo dei costi ti permette di sapere come si creano i costi all’interno della tua azienda e quindi di poterli controllare per aumentare i profitti.

Ma non è solo questo il ruolo del sistema di controllo dei costi: infatti, esso fornisce anche elementi utili per stabilire i prezzi di vendita dei tuoi prodotti e servizi. Inoltre, consente di tenere sotto controllo l’andamento economico della tua azienda poiché ti permette di avere numeri esatti che ti sono necessari per valutare con maggior precisione e cura cosa sta realmente accadendo nella tua azienda.

Il controllo dei costi: cosa accade veramente ai tuoi costi?

Molti imprenditori quando devono decidere il prezzo di vendita del loro prodotto/servizio, solitamente fanno un’equazione come quella di seguito, che però è sbagliata:

 

Calcolare in questo modo il prezzo di vendita ha un limite che è quello di non tenere in considerazione i costi fissi che incidono sulla formazione del costo totale del prodotto in modo “invisibile”. Più precisamente, quando devi decidere il prezzo del tuo prodotto/servizio, è bene tenere in considerazione anche alcuni costi come le quote di ammortamento e altri ancora. Ecco perché devi individuare bene i costi fissi e i costi variabili, i costi diretti e quelli indiretti: ciò ti consente di prendere le decisioni aziendali avendo ben presenti tutti i costi che sostiene la tua azienda al fine di decidere con maggiore precisione il prezzo di vendita del tuo prodotto/servizio, limitando di molto la possibilità di commettere errori di valutazione nella stima dei costi e quindi nella determinazione del prezzo di vendita. Disporre di un sistema di imputazione e di controllo dei costi ti aiuta a gestire in modo più consapevole l’azienda e a prendere le decisioni in modo razionale.

A cosa serve un sistema di controllo dei costi

Quindi, si può affermare che un sistema di imputazione e di controllo dei costi è uno strumento di gestione che serve per:

• controllare i costi per attuare politiche di riduzione degli stessi,

• controllare i prezzi di vendita per prendere decisioni aziendali che     massimizzano i tuoi profitti,

• controllare l’efficienza aziendale,

• programmare l’attività aziendale,

• controllare lo svolgimento dell’attività nel suo complesso,

• fornire informazioni utili per compiere scelte fra diverse alternative.

Quando decidi di introdurre nella tua azienda un sistema di controllo dei costi, è meglio che procedi per fasi:

FASE 1: analisi dell’impresa

In questa fase devi definire le specifiche del tuo sistema di controllo; questa attività è importante perché il sistema di controllo non è un qualcosa che si applica indistintamente a tutte le aziende, ma è una specie di “vestito su misura” specifico per la tua azienda. Quindi, gli aspetti che devi valutare sono:

• l’ambiente: esaminato da un punto di vista economico, politico, legislativo, sociale, culturale, tecnologico e fisico. Cosa significa? Se operi in una regione con alto reddito pro-capite, puoi decidere di produrre prodotti di alta qualità e ad alti costi perché è evidente che il mercato a cui ti rivolgi ha le potenzialità per comprare prodotti costosi. Oppure, puoi considerare anche la cultura in termini di moda: questa caratteristica può determinare la fortuna di alcune aziende, e la morte di altre. E’ bene, quindi, conoscere il contesto ambientale in cui opera la tua azienda così da poterne cogliere i segnali e le tendenze;

• il settore: l’analisi del settore in cui operi ti serve per individuare le sue prospettive di sviluppo; in particolare devi studiare le esigenze dei consumatori, la stabilità della domanda, lo sviluppo potenziale del mercato, le caratteristiche delle imprese concorrenti, gli incentivi pubblici ed economici al settore;

• la posizione dell’impresa rispetto al mercato di riferimento ed alla concorrenza: l’obiettivo di questo tipo di analisi è quello di verificare il posizionamento della tua azienda rispetto alla concorrenza e di individuare i fattori sui quali basare la competizione;

• analisi interna dell’impresa: devi valutare come è organizzata l’azienda per competere nel mercato e quali caratteristiche strutturali e risorse mettere in campo. Gli aspetti da valutare sono in termini di processo produttivo, della struttura produttiva, della struttura organizzativa e della situazione economico-finanziaria (redditività, liquidità, capacità di acquisire risorse finanziarie). Questo tipo di analisi, effettuata dopo l’analisi dell’ambiente esterno, serve per capire se la tua azienda è in grado di operare con buone prospettive.

Dopo questa prima fase di analisi generale del contesto in cui opera la tua azienda, passi alla “fase 2″:

FASE 2: definizione dei centri di responsabilità

al momento che il controllo di gestione si esercita non solo sull’azienda nel suo complesso, ma anche sulle singole funzioni, devi identificare i centri di responsabilità o centri di costo. Un centro di responsabilità è un gruppo di persone che opera insieme per raggiungere un obiettivo aziendale. Per identificare i centri di responsabilità della tua azienda parti dall’analisi della struttura organizzativa dell’azienda stessa. Ad ogni centro di responsabilità è abbinato un centro di costo, che è un centro in cui convergono vari costi provenienti da varie parti dell’azienda. Ciò significa che la prima cosa da fare è chiedersi da dove arrivano i costi, cioè quali sono i reparti aziendali in cui si formano.

Per esempio, un’azienda che produce capi di abbigliamento può essere idealmente suddivisa in alcuni centri che sono: 

1) stesura del tessuto;

2) taglio; 

3) cucito; 

4) asole e bottoni;

5) stiratura;

5) imballaggio; 

Ognuno di questi centri, assorbe risorse economiche e finanziarie e pertanto devono essere considerati come centri “autonomi” all’interno dell’azienda. Ciò significa che il costo della manodopera di una sarta (che lavora nel centro “taglio”, non incide (e non deve incidere) sul meccanismo di formazione di altri costi in altri centri di costo. Quindi, nell’analisi delle singole voci di costo, ci sono costi che possono essere direttamente attribuiti ai reparti, e altri costi che non possono essere attribuiti direttamente agli stessi reparti.

FASE 3: il sistema informativo contabile

Dopo aver individuato i centri di responsabilità, devi effettuare un’analisi del sistema informativo-contabile che è presente in azienda e che è indispensabile per rilevare e prevedere i diversi fatti economici. I principali strumenti del sistema informativo-contabile sono la contabilità generale, la contabilità analitica (o contabilità dei costi) ed il piano a medio lungo termine (business plan) e la sua articolazione nel budget annuale. Questi appena menzionati sono strumenti fondamentali per la direzione ed il management della tua azienda perché il loro utilizzo consente di prendere le decisioni in modo razionale e coerente con gli obiettivi prefissati in fase di pianificazione.

Conclusioni

Solitamente la maggior parte degli imprenditori prende le decisioni basandosi solo sui dati contabili che provengono dal conto economico e che hanno natura prevalentemente contabile e fiscale. Ma questi dati nulla dicono a proposito dei meccanismi di formazione dei costi, cioè quello di cui stiamo parlando in questo articolo. La contabilità generale dice solo quanto costano i fattori produttivi, ma nulla dice sul come si formano i costi di prodotto, cioè quali sono i fattori che intervengono sul prodotto a crearne il costo complessivo.

Ecco perché, di solito, ai sistemi di contabilità generale si affiancano sistemi di controllo dei costi tipici della contabilità analitica. L’imprenditore deve prendere decisioni, e per farlo ha bisogno di basi certe e dati precisi. Ecco perché è importante implementare un sistema di controllo dei costi all’interno dell’azienda, anche se può costare qualcosa. Quello che si investe per introdurre un simile sistema di controllo, poi “ritorna” sotto forma di decisioni più rapide, più precise e più redditizie.

Se siete interessati a condividere dei vostri quesiti in merito, scrivete le vostre richieste per ricevere gratuitamente informazioni.

Chi è Luciano Giambartolomei